Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Avenen Consulting Pte. Ltd.
Co. Reg. No. (Singapore): 202240953R
Verkkosivusto: www.avenen.com

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:
Antti Väänänen
Sähköposti: info@hilmavahti.fi
Puhelin: +358 40 744 1674

2. Rekisterin nimi

HILMA-Vahti -palvelun asiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Palvelun tuottaminen ja asiakassuhteen hoitaminen
• Käyttäjätilin luominen ja hallinta
• Palvelun kehittäminen ja analytiikka
• Asiakasviestintä ja markkinointi (suostumuksella)
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano, oikeutettu etu tai rekisteröidyn antama suostumus.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Perustiedot: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Yritystiedot: Yrityksen nimi, Y-tunnus, toimiala
• Käyttötiedot: Kirjautumistiedot, palvelun käyttöhistoria
• Tekniset tiedot: IP-osoite, selaintiedot, evästeet
• Yritysprofiilitiedot: Osaamisalueet, referenssit, sertifikaatit

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa ja sen jälkeen enintään viisi (5) vuotta asiakassuhteen päättymisestä, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytysaikaa. Markkinointisuostumuksen peruuttamisen jälkeen tiedot poistetaan markkinointirekisteristä välittömästi.

6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa:

• Viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
• Palvelun tuottamiseen osallistuville alihankkijoille (esim. pilvipalvelut)

Käytämme seuraavia kolmannen osapuolen palveluita, joihin tietoja voidaan siirtää:

EU:ssa sijaitsevat palvelut:

• Supabase (PostgreSQL): Tietokanta ja autentikointi — AWS EU-West-1 (Irlanti)
• Vercel: Palvelun hosting ja serverless-funktiot — Frankfurt, Saksa (fra1)
• AWS Bedrock (Claude AI): Tekoälyanalyysi — AWS EU (eu-west-1, eu-central-1)

EU:n ulkopuoliset palvelut (DPA-sopimuksin):

• Google Analytics: Kävijäseuranta — USA (käyttäjän suostumuksella)
• OpenAI: Embedding-vektorien luonti — USA (yrityksen osaamiskuvaus ja hankintailmoitukset)
• Resend: Sähköpostipalvelu — USA

Tekoälyanalyysin tietojen käsittely: Hankintojen analysointia varten tekoälylle lähetetään hankintailmoituksen tiedot sekä yrityksen profiilitiedot (nimi, osaamiskuvaus, avainsanat). Tämä on välttämätöntä räätälöityjen suositusten antamiseksi.

Tärkeää: Tekoälyanalyysi tapahtuu AWS Bedrockin kautta EU:n alueella. Henkilötietoja (sähköposti, puhelinnumero, kirjautumistiedot) ei lähetetä tekoälylle — ainoastaan liiketoimintatietoja käytetään analyysissa. Kaikilla palveluntarjoajilla on GDPR-yhteensopivat Data Processing Agreement -sopimukset.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Saada pääsy omiin tietoihinsa
• Pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista
• Rajoittaa tietojen käsittelyä
• Vastustaa tietojen käsittelyä
• Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Peruuttaa suostumus milloin tahansa
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen info@hilmavahti.fi. Vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa.

8. Tietoturva

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietoihin pääsy on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Käytämme salattuja yhteyksiä (HTTPS) ja tiedot säilytetään salatuissa tietokannoissa.

9. Evästeet

Palvelu käyttää evästeitä palvelun toiminnan varmistamiseksi ja käyttökokemuksen parantamiseksi. Ensimmäisellä vierailukerralla sinulta kysytään suostumusta evästeiden käyttöön.

Välttämättömät evästeet:

• Istuntoeväste: Kirjautumistilan ylläpitäminen (Supabase Auth)
• Suostumuseväste: Evästeasetustesi tallentaminen (localStorage)

Analytiikkaevästeet (suostumuksella):

• Google Analytics (_ga, _gid): Kävijätilastointi ja palvelun kehittäminen

Voit muuttaa evästeasetuksiasi milloin tahansa tyhjentämällä selaimen evästeet ja vierailemalla sivustolla uudelleen.

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan palvelun kautta tai sähköpostitse.

11. Yhteystiedot

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä ota yhteyttä:
Antti Väänänen
info@hilmavahti.fi
+358 40 744 1674